Começou a tramitar na Câmara Municipal de Curitiba, no dia 6 de dezembro, projeto de resolução que regulamenta a gestão de documentos dentro do Legislativo. São propostas duas medidas para solucionar a ausência de regras internas para “a conservação, a preservação, a proteção e o acesso ao patrimônio documental da Câmara Municipal” (004.00004.2017). A iniciativa é da Comissão Executiva, órgão responsável pela administração da Casa, composto pelo presidente da Câmara, Serginho do Posto (PSDB), e pelos primeiro e segundo secretários, Bruno Pessuti (PSD) e Mauro Ignácio (PSB).

Uma das medidas sugeridas pela Comissão Executiva é a adoção de um Plano de Gestão de Documentos, cujo anexo é o primeiro Manual de Gestão de Documentos, Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade das Atividades-meio e fim da Câmara Municipal. A outra é a criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Os vereadores argumentam que este e outros projetos de resolução apresentados agora no fim de ano têm “o intuito de dirimir dúvidas ou controvérsias, esclarecendo o que é possível [em diversos procedimentos administrativos]”.

O projeto de resolução que trata da gestão de documentos é consequência do trabalho de um grupo de estudos formado por 11 servidores efetivos da instituição, com representantes dos departamentos de Finanças, de Recursos Humanos e de Processo Legislativo, das diretorias de Apoio Procedimental, de Informática e de Licitações, das divisões de Biblioteca e de Redação, e da Sessão de Arquivo e Documentação Histórica. O manual, elaborado por esse grupo, tem 127 páginas e traz uma tabela de temporalidade para a guarda dos documentos.

Por exemplo, documentos relacionados à implantação de sistemas de qualidade no Legislativo ficarão guardados por 6 anos antes de serem dispensados. Esse mesmo prazo será aplicado a peças gráficas e relatórios de clipping com notícias sobre a Câmara. Pareceres jurídicos, 20 anos. Convocações para audiências e reuniões, por 1 ano. Papeis relacionados a estágio probatório, 7 anos. Respostas a pedidos de informação, concluída a vigência da legislatura, permaneceram arquivados por mais 8 anos, antes do descarte dos papeis.

O projeto autoriza a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos a firmar parceria com o Arquivo Público de Curitiba para a cessão temporária de materiais, espaços e equipamentos. Esse grupo será formado exclusivamente por servidores do Legislativo, sendo 2 funcionários da Sessão de Arquivo e Documentação Histórica, 1 procurador jurídico e 2 da Diretoria de Apoio Procedimental. “A organização do imenso volume de documentos é indispensável para agilizar a recuperação das informações e garantir a preservação dos documentos de valor histórico”, justifica a Comissão Executiva.