A Comissão Executiva da Câmara de Curitiba protocolou um projeto de resolução que institui e disciplina procedimentos para o arquivamento de documentos e o Plano de Gestão de Documentos a ser aplicado no Legislativo. Segundo o texto, o objetivo do plano é promover a eficiência administrativa, conservação, preservação, proteção e assegurar o acesso ao patrimônio documental da Câmara Municipal (004.00004.2016). O plano contém ainda o Manual de Gestão de Documentos, Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade das Atividades Meio e Fim da Câmara Municipal de Curitiba, a ser aprovado na forma de anexo da resolução.

O projeto de resolução estipula também a criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com a atribuição de gerir os documentos do Legislativo. Esta comissão deve ser constituída por cinco integrantes com, pelo menos, um servidor da Seção de Arquivo e Documentação Histórica da Câmara, que deverá exercer a função de presidente, e um procurador jurídico da Casa. A Câmara também manterá cooperação técnica com o Arquivo Público de Curitiba para haver colaboração na área de arquivamento, podendo efetuar a cessão temporária de espaços e equipamentos, obedecendo as formalidades legais.

Caberá a esta comissão realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada pela Câmara Municipal, assim como atualizar o plano de classificação de documentos, coordenar processos de transferências, recolhimentos e eliminações de documentos.

“Considerando que a organização da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação das informações e garantir a preservação dos documentos de valor histórico e permanente, a avaliação e a destinação de documentos possibilitam a gestão da informação e permitem economia de espaços físicos e redução de custos operacionais”, diz a justificativa da matéria.
 
Tramitação
Com a leitura no pequeno expediente da sessão plenária do dia 23 de novembro, o projeto de lei começou a tramitar na Câmara de Curitiba. Primeiro a matéria receberá uma instrução técnica da Procuradoria Jurídica e depois segue para as comissões temáticas do Legislativo. Durante a análise dos colegiados, podem ser solicitados estudos adicionais, juntada de documentos faltantes, revisões no texto ou o posicionamento de outros órgãos públicos afetados pelo teor do projeto. Depois de passar pelas comissões, o projeto segue para o plenário e, se aprovado, para sanção do prefeito para virar lei.